书立卷和档案管理有关规定，结合我会秘书处工作实际，制定本办法。
第二条 省注册会计师协会秘书处档案是指协会各部门在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、影像等不同形式的原始记录。
第三条 秘书处的文件由办公室实行集中管理。各部门应有专人负责文件资料的收集、整理保管工作。在规定时间内将本部门在工作中形成的具有保存价值的文件整理立卷归档后进行保管。永久、长期档案定期向办公室移交，短期档案定期保管、销毁。
第四条 办公室档案管理的主要职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的方针政策和规定，建立健全本协会档案工作规章制度，加强档案管理，不断提高科学化管理水平。
（二）统一管理协会秘书处全部文件（包括财会协字、会协字、财考字、培办字），确保档案的完整与安全。
（三）负责对超过保管期限和失去保存价值的档案进行鉴定、登记，报领导审批后销毁。
（四）负责档案利用工作。
（五）档案工作人员和部门文件保管人员必须忠于职守、保守秘密。
第二章 文件的立卷和归档
第五条 各部门有关人员应重视和支持文件立卷和归档工作，经办人员应将办理完毕文件的文稿及有关材料及时交文件保管人员保管并及时立卷归档，不得据为已有。办公室档案人员对具有保存价值的文件应及时组织处理。
第六条 归档文件范围。凡是反映协会主要业务活动情况，具有查考和利用价值的文件均应立卷归档。其具体范围如下：
（一）上级领导同志有关注册会计师工作的指示、批示、讲话；
（二）协会年度工作总结；
（三）行业管理、综合性法规、办法；
（四）全省会员代表大会、常务理事会、理事会及其它重要会议的有关文件；
（五）涉及行业发展重大问题的文件；
（六）其他由协会秘书处领导批准需长期存档的文件；
（七）有关批准注册会计师注册的文件；
（八）有关批准成立事务所的文件；
（九）有关直管所年检的文件；
（十）有关证券业资格规定的文件；
（十一）考试委员会、考试办公室机构设立；
（十二）考试办法、规则、制度；
（十三）考试各环节工作安排、情况通报；
（十四）培训制度、长期培训计划；
（十五）有关专业标准、准则的正式文件；
（十六）有关专业标准、准则问题的书面答复；
（十七）有关专门机构的设立和人员调整；
（十八）大型出访或高层人物会面；
（十九）外事接待与外事访问；
（二十）一般人员出访培训；
（二十一）有关注册会计师年检文件；
（二十二）有关事务所业务检查的文件；
（二十三）有关注册会计师惩戒规则；
（二十四）其它。
第七条 不立卷归档文件范围。凡是不反映协会主要业务活动情况，没有查考和利用价值的文件；或是临时需要查考、一段时间后作废的文件，均不应立卷归档，由各部门保存，定期销毁。具体范围如下：
（一）重份文件；
（二）便函及一般事务性、临时性文件；
（三）仅供参阅、参考、征求意见、不需办理的文件；
（四）未经会议讨论、协会领导审阅签发的未生效的文件；
（五）一般文件的修改稿以及一般的人民来信。
第八条 立卷归档的案卷应依照文件自然形成规律，保持文件之间的联系，以问题为主，结合其他特征，考虑文件数量的多少及保管期限的不同组合立卷。具体要求是：
（一）立卷归档的文件种类、份数及每份文件的页数均应齐全完整。档案文件应按其形成年度分别立卷。跨年的请示与批复在批复年度立卷；跨年度的会议文件在会议开幕年度立卷；协议、协定、合同等文件在签字年度立卷。
（二）一文多事涉及几个部门的文件由主办部门负责收齐。协会与外单位合办的文件属于协会主办的，原稿由协会立卷；协会代厅办公室草拟的文件，应将印发文本及代拟稿一并立卷。
（三）组卷序。各部门在归档时应把需归档的文件按组卷顺序排好后送交办公室。其具体顺序是：正文——发文头纸——底稿——有关文件。
（四）卷内文件应按排列顺序，依次编写页号；立卷归档的案卷，应按规定格式逐件填写卷内文件目录表。
（五）相关联的文件组成一卷后，应根据此卷文件反映的主要题概括其主要内容，并将其主要内容用毛笔或钢笔写于案卷封面正中，同时注明密级。
（六）卷内文件要去掉金属物。案卷装订采用三孔一线法，要求整齐、结实。
第九条 部门每年已处理完毕的文件，应在第二年2月1日前交办公室立卷归档。
第三章 档案的接收、整理、保管和统计
第十条 办公室接收永久归档文件时，要根据“接收文件目录单”进行详细清点，并由双方经手人在单上签字，各存一份。
第十一条 协会档案案卷应按年代——项目分类法进行整理、保管。
第十二条 档案柜要经常注意防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作。
第十三条 档案人员调动工作时，离职前须将本人保管的档案数量交待清楚，并办理书面交接手续。
第十四条 各部室应建立档案登记、统计制度，收进、移出、销毁案卷必须在专设的帐簿上进行登记，对保管、利用情况进行统计。
第四章 档案的借阅、利用
第十五条 管理档案人员必须熟悉协会所藏档案情况，以便为秘书处领导和各部门人员查找利用档案服务。
第十六条 借阅档案，由借阅人填写借阅单后可借阅。各部门工作人员借阅的档案，用后应立即归还，最多不得超过十天。如需要延期使用，必须携带档案到借档部室办理续借手续；借阅档案人员对案卷要妥善保管，防止遗失、泄密和污损，不得抽换、涂改、勾画、拆散、转借或私自销毁。
第十七条 各部室在办理档案借出、归还时，要注意检查。若借出的是整卷档案，要检查档案的完整齐全。若发现有丢失或污损档案文件等情况，应及时报告协会办公室予以处理。
第五章 档案的鉴定和销毁
第十八条 各部门应根据档案保管期限的规定，结合实际工作情况，会同办公室对所保管的档案进行鉴定，对失去保存价值的档案提出处理意见，报秘书处领导审批后登记销毁。
第十九条 销毁档案时，应指定两个以上进行监销，监销人员应在销毁清册上签字。
第二十条 对已销毁的案卷应在原案卷目录有关条目备注栏内注时“某年某月某日销毁”字样，并在案卷目录备考表上作总的移出说明。
第六章 附则
第二十一条 财务档案（会计凭证、会计帐簿）由办公室根据有关规定负责管理。
第二十二条 本办法自秘书长办公会议通过之日起施行。
